Faktor - Faktor Pengembangan Organisasi (Eksternal & Internal)

Faktor - Faktor Pengembangan Organisasi (Eksternal & Internal)

FAKTOR-FAKTOR PENGEMBANGAN ORGANISASI (EKSTERNAL & INTERNAL)

Lingkungan organisasi perusahaan terdiri dari:

-          Lingkungan Eksternal

-          Lingkungan Internal

♦ Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal atau lingkungan yang berada di luar organisasi saling mempertukarkan sumber dayanya dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain. Organisasi mendapatkan input (bahan baku, uang, tenaga kerja) dari lingkungan eksternal, kemudian ditransformasikan menjadi produk dan jasa sebagai output bagi lingkungan eksternal. Definisi lingkungan eksternal adalah sebagi berikut:

-     Lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi perusahaan (Chuck Williams, 2001:51).

-     Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur di luar perusahaan yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer (T.Hani Handoko, 1999:62).

-     Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar suatu organisasi, yang relevan pada kegiatan organisasi itu (James A.F. Stoner,1996:66)

Lingkungan eksternal juga dapat dibagi menjadi dua unsur, antara lain:

Menurut James A.F. Stoner :

-          Unsur-unsur tindakan langsung (direct action)

-          Unsur-unsur tindakan tak langsung (indirect action)

Menurut T. Hani Handoko:

-          Lingkungan ekstern mikro

-          Lingkungan ekstern makro

Menurut Chuck Williams:

-          Lingkungan khusus

-          Lingkungan umum

-          Lingkungan yang berubah

Dari ketiga pendapat tersebut sebenarnya mempunyai pengertian yang sama dalam pembagiannya, hanya Chuck Williams yang menambahkannya dengan point ketigalingkungan yang berubah. Jadi, lingkungan eksternal itu terbagi menjadi:

-          Lingkungan ekstern mikro (unsur-unsur tindakan langsung atau lingkungan khusus)

-          Lingkungan ekstern makro (unsur-unsur tindakan tak langsung atau lingkungan umum)

♦ Lingkungan Ekstern Mikro

Lingkungan ekstern mikro terdiri dari:

1.      Pelanggan (customers)

Pelanggan membeli produk barang dan jasa. Perusahaan tidak dapat hidup tanpa dukungan pelanggan. Oleh karena itu, untuk mencapai keberhasilan usahanya suatu perusahaan perlu mengamati perubahan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Pengamatan reaktif dan proaktif merupakan strategi dalam mengamati kebutuhan dan keinginan pelanggan. Pengamatan reaktif adalah memusatkan perhatian pada kecendrungan dan masalah pelanggan setelah kejadian, misalnya mendengarkan keluhan pelanggan. Pengamatan proaktif terhadap pelanggan adalah dengan memperkirakan kejadian, kecendrungan, dan masalah sebelum hal itu terjadi (sebelum pelanggan mengeluh).

2.      Pesaing (Competitors)

Pesaing adalah perusahaan di dalam industri yang sama dan menjual produk atau jasa kepada pelanggan. Seringkali perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan usaha tergantung pada apakah perusahaan melakukan pelayanan yang lebih baik daripada pesaing lain. Karena itu, perusahaan harus melakukan analisis bersaing, yaitu menentukan siapa pesaingnya, mengantisipasi pergerakan pesaing, serta memperhitungkan kekuatan dan kelemahan pesaing.

3.      Pemasok (suppliers)

 Pemasok adalah perusahaan yang menyediakan bahan baku, tenaga kerja, keuangan dan sumber informasi kepada perusahaan lain. Terdapat hubungan saling ketergantungan antara pemasok dan perusahaan. Ketergantungan perusahaan pada pemasok adalah pentingnya produk pemasok bagi perusahaan dan sulitnya mencari sumber lain sebagai pengganti. Ketergantungan pemasok pada perusahaan adalah suatu tingkat dimana perusahaan pembeli sebagai pelanggan bagi pemasok dan sulitnya menjual produk kepada pembeli lain.

4.      Perwakilan-perwakilan Pemerintah

Hubungan organisasi dalam perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Peraturan-peraturan industri yang ditetapkan oleh perwakilan pemerintah ini harus ditaati oleh organisasi dalam operasinya, prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

5.      Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dan perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal. Lembaga keuangan ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya seperti pendanaan untuk membangun fasilitas baru dan membeli peralatan baru, serta pembelanjaan operasi-operasinya.

♦ Lingkunan Ekstern Makro

 Lingkungan ekstern makro terdiri dari :

1.      Ekonomi

 Keadaan ekonomi suatu negara akan mempengaruhi sebagian besar organisasi yang beroperasi di dalamnya. Pada suatu keadaan perekonomian yang sedang tumbuh, secara umum kemampuan daya beli masyarakat untuk membeli suatu produk atau jasa meningkat. Akan tetapi, kondisi perekonomian seperti itu tidak menjamin bahwa suatu perusahaan juga bertumbuh, hanya menyediakan lingkungan yang mendorong terjadinya pertumbuhan usaha. Dalam keadaan perekonomian yang lesu, daya beli masyarakat yang menurun, membuat pertumbuhan usaha menjadi sulit. Sehingga para manajer perusahaan harus selalu mengantisipasi variable-variabel ekonomi seperti kecendrungan inflasi, tingkat suku bunga, kebijakan fiscal dan moneter, dan harga-harga yang ditetapkan oleh pesaing.

2.      Teknologi

 Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengubah bentuk masukan (input) menjadi keluaran (output). Sehingga perubahan dalam teknologi dapat membantu perusahaan menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produknya dengan lebih efisien. Akan tetapi prubahan teknologi juga dapat memberikan suatu ancaman bagi perusahaan-perusahaan tradisional. Contohnya perusahaan fotocopy pada awalnya memberi ancaman bagi perusahaan kertas karbon.

3.      Politik Hukum

 Komponen politik/hukum adalah undang-undang, peraturan, dan keputusan pemerintah yang mengatur perilaku usaha. Komponen politik/hukum ini dalam suatu periode waktu tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Sehingga manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik dan hukum-hukum maupun peraturan yang ada di suatu negara, seperti perlakuan yang adil dalam pembayaran gaji harus sesuai dengan upah minimum yang ditetapkan pemerintah.

4.      Sosial Budaya

 Komponen sosial budaya merujuk kepada karakteristik demografi serta perilaku, sikap, dan norma-norma umum dari penduduk dalam suatu masyarakat tertentu. Pertama, perubahan karakteristik demografi seperti, jumlah penduduk dengan keterampilan khusus, pertumbuhan atau pengurangan dari golongan populasi tertentu, mempengaruhi cara perusahaan menjalankan usahanya. Kedua, perubahan sosial budaya dalam perilaku, sikap, dan norma-norma juga mempengaruhi permintaan akan produk dan jasa suatu usaha.

♦ Lingkungan yang Berubah

Setelah membahas komponen-komponen lingkungan eksternal di atas, di sini akan dibahas mengenai perubahan-perubahan lingkungan dan bagaimana cara memanfaatkan lingkungan yang berubah.

Perubahan lingkungan adalah angka kecepatan dari perubahan lingkungan umum dan lingkungan khusus perusahaan. Perubahan ini terdiri dari perubahan yang stabil, dimana angka perubahannya lambat, dan perubahan dinamis, dimana angka perubahan lingkungan adalah cepat. Perusahaan biasanya mengalami baik perubahan stabil maupun perubahan dinamis.

Kompleksitas Lingkungan adalah jumlah faktor-faktor eksternal di dalam lingkungan yang mempengaruhi organisasi. Lingkungan sederhana hanya memiliki sedikit faktor lingkungan, sedangkan lingkungan kompleks mempunyai banyak faktor lingkungan.

Pengamatan terhadap perubahan dan kompleksitas lingkungan membuat para manajer dapat memanfaatkan lingkungan yang berubah dengan tiga langkah yaitu:

1.      Pengamatan Lingkungan

Pengamatan lingkungan adalah meneliti lingkungan terhadap kejadian atau masalah penting yang mungkin dapat mempengaruhi suatu organisasi.

2.      Menerjemahkan faktor-faktor Lingkungan

Setelah mengamati, kemudian manajer menentukan kejadian dan masalah lingkungan apa yang bermanfaat bagi organisasi. Biasanya manajer menerjemahkan kejadian dan masalah sebagai ancaman atau kesempatan. Jika menerjemahkan sebagai ancaman, maka ia akan berusaha melakukan suatu langkah-langkah untuk melindungi perushaan. Jika manajer menerjemahkannya sebagai kesempatan, maka mereka akan memanfaatkan kejadian tersebut dengan mempertimbangkan strategi alternatif untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

3.      Menghadapi ancaman dan kesempatan

Setelah pengamatan dan menerjemahkannya sebagai ancaman dan kesempatan, maka manajer melakukan suatu peta keterkaitan (cognitive maps), merangkum hubungan yang didasari antara faktor-faktor lingkungan dan kemungkinan tindakan organisasi. Dari berbekal informasi yang dirangkum tersebut maka manajer dapat mengambil tindakan untuk mengurangi dampak dari ancaman dan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan keuntungan.

♦ Lingkungan Internal

Lingkungan internal adalah kejadian dan kecendrungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan, dan budaya organisasi. Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan, dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi.

♦ Etika dan Tanggung Jawab Sosial

Etika berkenaan dengan pendapat benar dan salah, atau berkenaan dengan kewajiban moral seseorang pada masyarakat. Etika ini meruapakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut perilaku, perbuatan dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang dianggap penting dalam hidupnya.

Sedangkan tanggung jawab sosial berarti manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer perusahaan untuk tujuan jangka panjang.

Sumber :

http://galangfredy79.blogspot.com/2013/11/faktor-faktor-lingkungan-eksternal.html